Kolaboracijski alati

Sve veća potreba za komunikacijom u poslovnom svijetu i ubrzani načini poslovanja potražuju cjelovita rješenja koja će prije svega uštedjeti vrijeme i novac dok će istovremeno korisnicima omogućiti sve opcije kao i tradicionalni načini komuniciranja fizičkim prisustvom. Upravo takva cjelovita rješenja predstavljaju servisi poput Adobe Acrobat Connect-a, IBM Lotus Sametime-a i besplatnog EVO kolaboracijskog alata.

Svi alati funkcioniraju posredstvom weba. IBM Lotus Sametime i EVO bazirani su na Javi, dok je Adobeov Connect Pro baziran na flash tehnologiji. Navedeni alati su jednostavni za primjenu jer koriste postojeću mrežnu infrastrukturu s omogućenim pristupom Internetu i standardne web preglednike.

IBM-ov Lotus Sametime nudi se u nekoliko verzija koje se razlikuju po svojim mogućnostima i namjeni. Nama posebno zanimljive verzije navedenog softvera su Standard i Advanced verzije.

Verzija Standard ima ugrađen modul za Instant Messaging koji kao i Adobe-ov proizvod omogućuje povezivanje s ostalim IM klijentima, podršku za Voice over IP i point-to-point prijenos videa. Također ima podršku za Microsoft Office programski paket kao i za IMB-ov Lotus Notes. Omogućuje prijenos podataka između spojenih korisnika.

Slika 1. IBM Sametime - izgled sučelja

Verzija Advanced, uz mogućnosti Standard verzije, nudi i opcije promptnog dijeljenja sadržaja ekrana s mogućnošću preuzimanja kontrole nad dijeljenjim ekranom. Nudi naprednu verziju IM klijenta s mogućnošću pretraživanja korisnika iz područja određenih interesa i vještina. Omogućuje slanje poruka određenoj grupi korisnika i tako ubrzava komunikaciju između istih. Ima ugrađenu podršku za GPS, gdje može prikazati gdje se sugovornici trenutno nalaze i gdje su se nalazili kada su zadnji put bili prijavljeni na sustav.

EVO klijent Koala, koji je bazirana na Javi, podržan je na Windows, Linux i Mac operacijskim sustavima. Ugrađena je podrška za Instant Messaging s mogućnošću privatnih i grupnih razgovora. Omogućuje reproduciranje i snimanje svih elemenata online konferencije. Dijeljenje određenih dijelova ekrana uključujući i whiteboard.

EVO ima podršku za protokole H.323 i SIP koji se koriste u videokonferencijama, te podršku za NAT zbog lakše implementacije u mreže iza NAT-a.

Slika 2. EVO - izgled sučelja

Razvijena je nova video aplikacija bazirana na OpenGL-u kojoj je za rad potreban grafički procesor, a omogućuje upravljanje prozorima uspostavljene video konferencije u sve tri dimenzije. Također ima integriran gateway koji omogućuje spajanje na EVO sustav telefonskom mrežom.

Adobe Acrobat Connect Pro kao najkompletniji kolaboracijski alat nudi cijeli spektar rješenja za konferenciranje putem weba. Jednostavnost primjene za krajnjeg korisnika popularizirao je i izdigao ovaj alat iznad konkurencije.

Slika 3. Primjer web konferencije (Adobe Connect Pro)

Prijavu na kreirane virtualne sobe može se ograničiti na samo registrirane sudionike za određenu sobu, registrirane sudionike i goste ili bez ograničenja. Što znači da svatko tko ima URL virtualne sobe može postati sudionik web konferencije.

Postoje 3 razine prava koja se mogu dodijeliti korisniku koji  sudjeluju u web konferenciji:

• Participant (sudionik)
• Presenter (predavač)
• Host (administrator)

Slika 4. Razina prava

Participant kao najmanja razina prava omogućuje komunikaciju putem chat-a te, ukoliko to Host omogući, glasovnom komunikacijom.

Presenter razina prava omogućuje veću interaktivnost, te sudionik s tom razinom prava može koristiti i web kameru kao i glasovnu komunikaciju prema ostalim sudionicima web konferencije. Ima mogućnost dijeljenja sadržaja ekrana s nekoliko raspoloživih opcija poput dijeljenja cijelog ekrana, određenog prozora ili određene aplikacije, omogućuje korištenje svih opcija whiteboarda, dijeljenje dokumenata s računala ili s poslužitelja, ukoliko su prethodno postavljeni na isti.

Također dostupna im je i opcija kreiranja i postavljanja anketa, postavljanje prozora s kratkim natuknicama kako bi sudionici imali uvid u kretanje samog predavanja, postavljanje prozora s klikabilnim URL-ovima do određenih web stranica, chat s ostalim korisnicima iste razine prava, koji neće biti vidljiv korisnicima s razinom prava Participant.

Razina prava Host omogućuje sve što može i Presenter, ali može i mijenjati razinu prava ostalim sudionicima konferencije po potrebi. Također omogućuje mijenjanje rasporeda i dodavanje novih prozora koje će se koristiti tokom konferencije i to za vrijeme konferencije, a da tijek promjena nije vidljiv ostalim sudionicima sve do trenutka kada ih korisnik s razinom prava Host želi objaviti.

Primjer na slici 3. prikazuje predavača kako priprema anketu za sudionike unutar virtualne sobe, ali na djelu koji nije vidljiv ostalim sudionicima sve dok prozor s anketom ne pozicionira u za to predviđen dio.

Slika 5. Priprema ankete

Dostupna je i opcija za brzu promjenu unaprijed definiranih rasporeda elemenata unutar virtualne sobe.

Slika 6. Promjena unaprijed definiranih rasporeda elemenata

Ima mogućnost izbacivanja sudionika iz virtualne sobe, slanje pozivnica za sudjelovanje na konferenciji putem e-maila, mogućnost isključivanja pojedinih opcija poput glasovne i video komunikacije određenom sudioniku konferencije. Također ima mogućnost zatvaranja web konferencije gdje će soba u tom trenutku postati nedostupna za sudionike.

Navedeni kolaboracijski alati jednostavni su za primjenu, brzo se implementiraju, te nude širok spektar interaktivnih sadržaja koji daju jednu sasvim novu dimenziju komunikacijama na daljinu.